ケアレスミスを減らす方法

仕事

ケアレスミス、いわゆる凡ミスを経験したことはありますか?

ケアレスミスは、誰にでも起こしてしまうものです。
むしろ起こしたことが無いという人はいないでしょう。

仕方がないといえば仕方の無いこと……なのですが、ひとつの小さなミスが大きな事故に繋がることも……!
防げるものなら防ぎたいですよね。

ケアレスミスの原因を列挙してみますと『勘違い』『見間違い』『思い込み』『ド忘れ』など、どれも人間の能力の限界によるものなのです。

つまり大切なのは 人間の特性を理解しつつ対策をすることです。

ケアレスミスをゼロにすることは難しいですが、ケアレスミスの確率を低減することは出来ますので、その方法を紹介していきますね!
  

集中力は続かない

パソコンに熱中する人のイラスト(女性)

人間の集中力がどのぐらい持つか知ってますか?

( ~シンキングタイム~ )

 

答えは、1回20分が限界です(笑)
わーお短ッッ!!!!

作業途中に受信メールのポップアップが出たらそちらが気になって作業中断して……
あと30分で昼休憩か~ランチ何にしようかな~なんてぼんやり……

あるあるですよね。

大切なのは『集中しているうちに重要な仕事をするよう、スケジュールを組む』ことです!

・休憩時間を決める
・脳みそのパフォーマンスは午前中が高い(重要な会議は午前中のうちに!)
・大切な作業は、昼休み前、終業前に組まない(雑念が邪魔をするため)

物忘れを防止すべし

クリップボードに書き込む人のイラスト(女性会社員)

人は必ず忘れる生き物なのです。
それは、科学でも証明されていること……
しかーし!仕事での物忘れによるミスは避けたいですよね(笑)

大切なのは『仕組み化』することです!

・最初から作業を割り振っておく
・順番を決めておく(この作業の次は、必ずこの作業……とルール化する)
・記憶ではなく記録に頼る(メモをする/マニュアルに明記する)
・チェックシートを作成する
・ダブルチェックにする
・アラームを設定する
・既読メールであっても、未対応のメールは未読にしておく

うっかりを無くす

間違って書類をシュレッダーにかけた人のイラスト

私もうっかり屋さんなので!
人にお伝えできる立場でもないのですが!
いやお伝えするんですけどね!!!(笑)

大切なのは『標準化・単純化する』ことです!

・作業を標準化する
・人的作業ではなくシステム化できないかを考える
・発注する物を共通化できないか考える
・卓上が作業しやすい物の配置になっているかレイアウトを見直す
・フォルダ名やファイル名もルールを決めて誰にでも分かるようにする

慣れとは怖いものだと知る

オフィスチェアの上であぐらをかく人のイラスト

『以前もこういうやり方だったから、今回も恐らくそうだろう』
『確認したよ?流し読みだけど』

あ~~~~怖いですね~~~~~~~
特にベテラ~~ンになればなるほど、イレギュラーにも弱いものです…

ご年配の方へ作業内容の変更をお伝えする時は、仕様変更の部分を目立つように記載しましょう

・イレギュラー業務を告知する時は、目立つように記載する(色を変えるなど)
・繰り返し何度も伝える
・紙に印刷して再チェックする

いかがでしたか?
明日からのお仕事に、是非生かしてみてくださいね!


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